הגדרות ברירת מחדל חכמות – השינוי הקטן במחשב שיקצץ את עלויות הנייר והדיו בחצי
מכירים את זה שאתם נכנסים לחדר המדפסת במשרד ומוצאים ערימה של דפים שנשכחו במגש היציאה? או שאתם רואים עובד שמדפיס מצגת בת 40 עמודים, שכולה רקע כחול כהה וטקסט לבן, רק כדי לקרוא שתי שורות? הבזבוז הזה קורה בכל עסק, בכל יום, והוא נובע פשוט מחוסר מודעות ומהגדרות לא נכונות במחשבים של העובדים.
אנחנו ב שישר טכנולוגיות בע"מ, מלווים עסקים כבר כ-30 שנה. הניסיון שלנו לימד אותנו שחיסכון אמיתי של עד 50% בהוצאות ההדפסה לא דורש מכם לריב עם העובדים או לאסור עליהם להדפיס. הפתרון נמצא בטכנולוגיה חכמה ובהגדרות נכונות. המומחיות שלנו היא לא רק להתאים לכם את המדפסת הפיזית, אלא גם לחבר אתכם לפתרונות תוכנה וענן מתקדמים, ולהעניק לכם תמיכה ושירות אונליין שיסדרו לכם את הראש. במאמר זה נציג כמה פעולות פשוטות במחשב שיכולות לשנות את מאזן ההוצאות שלכם כבר מהיום.
המלך החדש של המשרד: הדפסה דו-צדדית כברירת מחדל
נתחיל מהדבר הכי פשוט והכי אפקטיבי: נייר. מחירי הנייר עלו בשנים האחרונות בצורה משמעותית, וכל חבילה שנפתחת סתם חותכת לכם מהרווחים. הפתרון? הגדרת הדפסה דו-צדדית (Duplex) כברירת מחדל גורפת לכל המחשבים בארגון.
אל תשאירו את הבחירה הזו בידי העובד. כשעובד לוחץ "הדפס", המחשב צריך אוטומטית לשלוח את הקובץ להדפסה משני צידי הדף. מי שחייב להדפיס חד-צדדי (למשל עבור הגשת מסמכים רשמיים מסוימים), ייאלץ להיכנס באופן יזום להגדרות ולשנות זאת לאותה הדפסה ספציפית. עצם שינוי ברירת המחדל הזה לבדו מסוגל לקצץ את צריכת הנייר המשרדית ב-30% עד 40% כמעט באופן מיידי.
מצב טיוטה (Draft Mode) – החבר הכי טוב של הטונר שלכם
רוב המסמכים שמודפסים במשרד הם מסמכים פנימיים: אקסלים לבדיקה, טיוטות של חוזים, מיילים ארוכים שנוח יותר לקרוא על נייר, או מזכרים. אף אחד מהמסמכים האלה לא צריך להיראות כמו קטלוג יוקרתי של מוזיאון.
בכל מדפסת מודרנית קיימת אפשרות שנקראת "מצב טיוטה" (Draft Mode) או "חיסכון בטונר" (Toner Saver). המצב הזה מפחית את כמות הדיו או האבקה המותזת על הדף. הטקסט עדיין נשאר קריא וברור לחלוטין, אבל צריכת הדיו יורדת בכ-30%. הגדירו את המדפסות המשרדיות לעבוד במצב זה כברירת מחדל, והנחו את הצוות להשתמש במצב "איכות גבוהה" רק כאשר מדובר במסמכים שיוצאים ישירות ללקוחות או לשותפים עסקיים.
שחור-לבן במקום צבע: מונעים הפתעות יקרות
הדפסה בצבע היא אחת ההוצאות הכבדות ביותר. טונר צבעוני יקר משמעותית מטונר שחור. הבעיה היא שלעיתים קרובות, דף מודפס בצבע פשוט כי היה בו קישור כחול קטן (Hyperlink) בתחתית המייל, או לוגו קטן של החברה בראש העמוד. המדפסת מזהה שיש צבע, מפעילה את כל ארבעת הטונרים, וההדפסה עולה לכם פי חמישה.
הפתרון הטכנולוגי הוא פשוט: מגדירים במנהל ההתקן (Driver) של המדפסת בכל המחשבים שההדפסה תהיה במונוכרום (שחור-לבן / גווני אפור) כברירת מחדל. רוצים להדפיס בצבע? אין בעיה, אבל תצטרכו לבחור בכך במודע לפני הלחיצה על כפתור ההדפסה.
הכוח של ניהול בענן ושירות אונליין
אם יש לכם עסק עם מספר עובדים, לעקוב אחרי ההגדרות האלה באופן ידני בכל מחשב יכול להיות סיוט. כאן נכנסים לתמונה הכלים המודרניים. באמצעות פתרונות ענן ותוכנות ניהול הדפסה חכמות שאנו בשישר מתקינים ומגדירים, ניתן לשלוט על כל המדפסות במשרד מרחוק, לקבוע חוקי הדפסה חכמים, ואפילו לראות דוחות מדויקים של מי מדפיס כמה ובאיזו מחלקה יש חריגות.
המעבדה שלנו ומערך התמיכה אונליין זמינים תמיד כדי להגדיר עבורכם את המערכות האלה מרחוק, במהירות ובלי להפריע לשגרת העבודה של המשרד.
שישר טכנולוגיות בע"מ
info@shishar.co.il
09-7431212
050-9911288
הצומת 8 כפר סבא
